Bugün oldukça yanlış anlaşılan bir konu hakkında düşüncelerimi paylaşmaya karar verdim. İş Zekası projelerinde genellikle bir bütün olarak değil parça parça entegrasyon olduğunda genellikle ilk aşama satış kısmıdır. Firmalarda kurucu ve yönetici unvanlarına sahip kişilerin bakacağı ilk parametre budur çünkü. Daha sonraki dönemlerde ise çalışanlarının performanslarının ölçümüne dair hesaplamalar olur. Geçmiş dönemlerde geliştirmekte olduğumuz iş zekası projelerinin kiminde çalışanların performanslarının ölçümüne dair ciddi çalışmalarda bulunmuştuk. Bu çalışmalar sonucunda enteresan bulgular saptadık. Bu konuda yazmanın gerekli olduğunu düşünüyorum çünkü Fazla Mesai kavramı ciddi ölçüde yanlış anlaşılıyor malesef.

Fazla mesai en genel kavramı ile ücretlilerin standart çalışma saatleri dışında çalıştırılması durumuna denmektedir. Bu kavramın altını irdelediğimizde birçok sebepten ötürü fazla mesai’ye kalma durumu ile karşılaşabilmekteyiz. Fakat ülkemizdeki genel yoruma göre mesai saatinin bitiminden sonra kalınan dönem olarak anlaşılmaktadır. Peki bir kişi fazla mesai’ye neden kalır?

İşte yanlış burada başlıyor. Fazla mesaiye sadece işlerin yoğunluğundan dolayı kalınmaz. Genel oluşan algıda işler çok yoğundur yönetici adeletsiz davranmıştır veya yöneticinin plansızlığından dolayı mesaiye kalınmıştır. Bu maddeyi inceleyelim şimdi. Eğer yöneticiniz zaman yönetimi ve proje yönetimi konusunda yeteri kadar deneyime sahip değilse ve/veya bu konudaki eksik yönleri görüp müdahalede bulunmuyorsa genellikle altındaki çalışanlar fazla mesaiye kalmak durumunda olabilmektedir. Burada bireysel eğitim eksikliği söz konusudur. Gerek kişi gerekse materyal tüketimi planlı olan ve kaynak yönetimini bilen kişilerin yönetimindeki ekibin fazla mesaiye kalma oranı diğer gruplara göre daha az olacaktır. Sürekli fazla mesaiye kalınıyorsa muhtemelen yöneticinizin planlama ve yönetim konusunda eksiklikleri bulunmaktadır.

İşte zaten genelde fazla mesai yapmamızın sebebi bu olarak görülür. Çok yoğunum çok çalışıyorum yöneticim fazla iş veriyor fazla mesaiye kalıyorum geceleri çalışmak durumunda kalıyorum. En çok duyulan cümlelerin başında gelir. Şimdi iğneyi yöneticilere batırdıktan sonra çuvaldıza yönelelim.

Belkide yöneticiniz normal bir iş verdi ve sizden dolayı siz fazla mesaiye kaldınız? Ne demek bu? Kendinizin zaman yönetimini iyi yapamamanız demektir. Çalışanlar tarafından en çok birbirine karıştırıldığını düşündüğüm cümle : Çok yoğun çalışıyorum. Çok yoğun çalışmak ile verimli çalışmak aynı değildir. Deli gibi çalışıyor olabilirsiniz fakat bu durum verimli olduğunuz manasına gelmez. Yukarıda bahsettiğim projedeki test kullanıcılarından birisi sürekli yoğun olduğunu, çok fazla çalışmak zorunda kaldığını belirtmişti. Gün sonundaki araştırmamızda var olan bir Excel tablosunda yapmış olduğu bir işlemi normalde yapılacak süreden 10 kat daha fazla sürede yaptığını tespit etmiştik. Üzerinize eskale edilmiş bir işi hiçbir zaman nasıl daha kısada yaparım sorusunu kendinize sormadan yaptığınız taktirde çok ciddi zaman kaybı yaşayabilirsiniz. En basit örneği ele alalım. Hepimiz Word kullanıyoruz. Yazacağınız yazıda ekran görüntüsünü normal şartlar altında yazınıza eklemeniz 5 dakika alabilir. (printscreen + paint + modifikasyon + kopyala + yapıştır) Aynı işlemi 2 saniyede de yapabilirsiniz. (Word Insert menüsü Screenhot düğmesi) kullandığınız programlara hakim olmayışınız ve bu hakim olmadığınızı farketmeyip kendinizi bu alanda hiçbir zaman geliştirmemeniz sizin işlerinizi normal süreden çok daha fazlasına çıkaracaktır.

Üzerinde çalıştığınız konuya ilişkin materyaliniz eksik olabilir. Geçmişte Murat Girgin ile çalışmış olduğumuz firmada saha ekip elemanları sürekli fazla mesaiye kalmak zorunda kalıyorlardı. Süreçler incelendiğinde gereksiz yere uzun ve hatta olmaması gereken adımlar tespit edildi. Daha sonrasında saha ekibi için geliştirilen bir mobil uygulama sayesinde fazla mesai sürelerinde çok ciddi değişiklikler gözlendi. Bu sayede gerek sahada çalışanlar fazla mesaiye kalmadı ve vakitlerini çok daha verimli harcamaya başladılar, gerekse onlara destek veren şirket içi çalışanların vakit kazancı elde edildi ve onların bu zamanları başka projelere aktarıldı. Normal çalışma koşullarındaki KPI’lardan çok daha iyi sonuçlar alındı. OLA (operational level aggreement) daha iyiydi. Dolayısıyla eğer materyalleriniz doğru ise size maliyet gibi gözüken kimi alanlar için yapacağınız yatırım aslında kişilere yaptığınız yatırımdan çok daha düşük olabilir ve çok daha düzenli çalışılabilir. Operasyonel süreçlerinizi ciddi şekilde ele alın. Rakip firmalar, bu konuda öncü firmalar nasıl bir düzene sahipler bunları araştırın.

Fazla mesai sadece mesai saati bitiminden sonra çalışılan süre değildir. Yanlış algılanan konulardan biriside budur. Fazla mesai normal çalışma saatleri dışında şirket veya proje için yaptığınız tüm çalışmaları kapsamaktadır. Dolayısıyla şirkete geliş zamanınız normal geliş zamanlarından daha önce ise ve o süre zarfında çalışıyorsanız teknik olarak bu da fazla mesaidir. Mesai sadece iş olarak çalışma değildir. O şirket için veya o proje için yapılan her etkinlik mesaidir. Toplantılarınız, eğitimleriniz, sunumlarınız mesaidir.

Hem herşeyimi istediğim gibi yapayım hemde üzerimdeki işler zamanında bitsin derseniz muhtemelen fazla mesaiye kalırsınız. En basitinden bir hikaye anlatalım konuyu daha kolay anlatabilmek için. İki kullanıcımız olsun. Kullanıcılardan bir tanesi bilgisayarına ciddi şekilde odaklanmış üzerindeki işi bitirmek için çaba gösteriyor. Sonra t anında sağ omzuna bir arkadaşının eli değiyor. Hadi sigaraya çıkalım teklifi beliriyor. Omzuna elin değdiği anda kişi odak noktasını kaybediyor. Birlikte dışarı çıkıyorlar. Sigaralar paketlerinden çıkartılıyor. Amaç iki dal sigara içip tekrar işin başına dönmek. Toplam alacak süre X. Özel ilişkilerden, dünkü Beşiktaş – Galatasaray maçından, şirketteki sıkıntılardan veya buna benzer bir konudan muhabbet konusu muhakkak açığa çıkıyor ve tahmini X süre alacak olay 3X süre alıyor. Sonrasında tekrar masalara oturuluyor. Tüm odağını yapmış olduğu işe veren kişi sizce hemen kaldığı yerden devam edebilir mi aynı dikkat içerisinde. Peki gün sonunda alt tarafı X süre alacak olan olay o kişi için X süre mi almıştır? Burada dikkat edilmesi gereken çalışanların köle modunda çalışması değil, sorumluluk sahibi olarak kendilerini düzgün planlamalarıdır. Tabiki sigaraya çıkılacak tabiki kahve içilecek arkadaşlar ile muhabbet edilecek fakat ipin ucunun kaçırılmaması gerekir.

Yöneticisinin sürekli aşırı iş verdiğini kullanan çalışanın iş yapış şekli belli bir süre sonra daha da bozulmaya başlayacaktır. Nasıl olsa her daim fazla mesaiye kalacağını ve artık bunun gayet normal bir durum olduğunu düşünen çalışan normal mesai saatleri içerisinde daha fazla odağını bozmaya daha fazla başka konulara zaman ayırmaya başlayacaktır. Nasıl olsa bugünde mesaideyim gideyimde bir şunu yapayım sonra devam ederim şeklinde yapılan harcamalarda önemli olan dikkat dağınıklığından dolayı verimsiz çalışmanın başlaması ve verimsiz çalışmadan ötürü işlerin daha uzun zaman almasıdır.

Ülkemizde genel manada fazla mesai olağan ve hatta olması gereken bir durummuş gibi gösterilirken özellikle Forbes veya Fortune dergilerinde yayınlanan listedeki şirketlerin açıklamalarına dikkat edin. Fazla mesai ye kalmak bazı processlerin düzgün olarak işlemediğinin göstergesidir. Kaynak yönetiminin (adam, saat, para) doğru yapılamadığının göstergesidir.

Öte yandan şirketiniz büyük denetim firmaları tarafından incelendiğinde ilk baktığı yerlerden birisi fazla mesailer. Neden mi? Şirket boyutunu vazgeçtim kişi boyutuna inelim. Eğer bir çalışan sürekli fazla mesaiye kalıyorsa, yıllık tatilini dahi kullanmıyorsa, iş yerinde çok ciddi zaman harcıyorsa bunun altında yatan birçok sebep olabilir. Bunlardan ilki o kişi birşeylerden kaçıyor olabilir. Özel hayatı, ailevi hayatı veya başka hangi konu olursa olsun bunaldığı sıkıldığı bir durumdan kaçmak için – bazı şeyleri unutmak adına – kendini işine adıyabilir. Tekrar söylüyorum : sürekli deli gibi çalışıp çok yoğun olmak verimli çalışmak değildir.

Birey gözüyle baktığımızda ikinci karşılaşılan durum : O kişi muhtemelen bir internal fraud olabilir. Fraud bu yazının konusu değil fakat internal fraud gerçekleşme olasılığı en düşük olmasına rağmen etki gücü en yüksek fraud türüdür. Öte yandan fazla mesainin yapıldığı günün ertesi günü kişinin normal mesaide göstermesi gereken performans düşecektir. Sonsuz döngünün farkında mısınız?

Eğer bir çalışan yapmakta olduğu işi çok severek ve özveri ile çalışıyorsa şunu bilinki hiçbir zaman mesai bittiği anda firma önlüğünü çıkartarak, özel hayat önlüğünü giymiyordur. Ofis içi, ofis dışı olması farketmez onun aklının bir köşesinde her zaman işi vardır. Sürekli fazla mesaiye kalmak sizin çok çalıştığınızı değil, sizin düzensiz çalıştığınızın (veya yöneticiden kaynaklı) göstergesidir. Meziyet olarak gösterilen durum aslında tamamiyle ters etki yaratabilme potansiyeline sahiptir. Yukarıdaki bireysel sıkıntılar hiçbir zaman özeleştiri ile açığa çıkmıyor malesef. Sonrasında bu özeleştirisiz süreçlere sahip olanlar yönetici olduğunda da ilk madde ortaya çıkıyor.

Ben bir iş veren değilim. Sadece bir çalışanım ve geçmişte yapmış olduğumuz çalışmadan ötürü bu konuda yanlış anlaşılmalar olduğunu düşünüyorum. sizler bu konuda ne dersiniz? Olaylara farklı boyutlardan bakmak gerek…